DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO (DPT)1. Identificación del PuestoDenominación: Back Office AssistantDepartamento: Administración / Operaciones ComercialesEmpresa: Reasense IberiaUbicación: EspañaReporta a: Dirección General o Responsable de OperacionesPuestos relacionados: Comercial, Atención al Cliente, Logística, Finanzas, Proveedores y Distribuidores2. Misión del PuestoGarantizar la eficiencia y calidad de los procesos administrativos, comerciales y operativos de Reasense Iberia, proporcionando soporte al equipo comercial y asegurando la correcta gestión de pedidos, documentación, clientes y proveedores para contribuir al crecimiento y rentabilidad de la compañía.3. Funciones y ResponsabilidadesSoporte Comercial- Dar soporte administrativo al equipo comercial.- Gestionar altas y actualizaciones de clientes en el CRM.- Elaborar ofertas comerciales y presupuestos.- Realizar seguimiento administrativo de oportunidades comerciales.- Preparar documentación para concursos, licitaciones o acuerdos comerciales.- Coordinar la comunicación entre clientes y equipo comercial.Gestión de Pedidos- Registrar y procesar pedidos de clientes.- Coordinar la preparación y expedición de pedidos con logística.- Realizar seguimiento de entregas.- Gestionar incidencias relativas a pedidos y transportes.- Mantener actualizada la información de pedidos en los sistemas de gestión.Atención al Cliente- Atender consultas administrativas de clientes y distribuidores.- Gestionar incidencias y reclamaciones derivadas de la actividad comercial.- Canalizar solicitudes técnicas hacia las áreas correspondientes.- Asegurar una respuesta ágil y profesional a clientes.Administración y Documentación- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales.- Gestionar contratos, albaranes,



facturas y documentación comercial.- Preparar informes periódicos de actividad comercial y operativa.- Apoyar los procesos de facturación y control documental.Compras y Relación con Proveedores- Gestionar pedidos de compra a proveedores.- Realizar seguimiento de plazos de suministro.- Actualizar tarifas, catálogos y fichas de producto.- Coordinar incidencias administrativas con fabricantes y proveedores.Apoyo a Dirección- Elaborar reportes e indicadores de actividad.- Coordinar agendas, reuniones y documentación de gestión.- Participar en proyectos de mejora de procesos internos.- Proponer acciones para aumentar la eficiencia administrativa y operativa.4. Tareas PrincipalesDiarias- Gestión de correos electrónicos.- Atención telefónica a clientes y distribuidores.- Introducción y seguimiento de pedidos.- Actualización de CRM y ERP.- Resolución de incidencias administrativas.Semanales- Seguimiento de pedidos pendientes.- Elaboración de informes de ventas y operaciones.- Revisión de documentación comercial.- Coordinación con logística y proveedores.Mensuales- Apoyo a facturación.- Actualización de bases de datos.- Elaboración de informes de gestión.- Seguimiento de KPI del área.5. Autoridad y Toma de DecisionesPuede decidir sobre:- Priorización de tareas administrativas.- Seguimiento y resolución de incidencias operativas habituales.- Coordinación interna entre departamentos para garantizar el servicio al cliente.Debe escalar a su responsable:- Descuentos comerciales extraordinarios.- Conflictos relevantes con clientes o proveedores.- Incidencias que afecten significativamente a ventas o rentabilidad.6. Requisitos del PuestoFormación- Formación Competente de Grado Superior en Administración y Finanzas, Comercio Internacional,



Gestión Comercial o similar.- Valorable formación universitaria en ADE o áreas afines.Experiencia- Mínimo 2 años en posiciones de administración comercial, back office o customer service.- Valorable experiencia en sector sanitario, movilidad asistida o distribución B2B.Conocimientos- Microsoft 365 (especialmente Excel, Outlook y Teams).- CRM y ERP.- Gestión documental y administrativa.- Inglés profesional escrito (valorable).7. CompetenciasTécnicas- Organización administrativa.- Gestión documental.- Atención al cliente.- Seguimiento de pedidos.- Elaboración de informes.Personales- Orientación al cliente.- Capacidad de organización y planificación.- Atención al detalle.- Proactividad.- Capacidad de resolución de problemas.- Trabajo en equipo.- Comunicación efectiva.8. Indicadores de Desempeño (KPI)- Porcentaje de pedidos gestionados sin incidencias.- Tiempo medio de respuesta a clientes.- Nivel de satisfacción de clientes y distribuidores.- Número de incidencias resueltas dentro del plazo establecido.- Exactitud de la documentación administrativa.- Cumplimiento de plazos de gestión de pedidos.- Calidad y puntualidad de los reportes.9. Condiciones del Puesto- Jornada: Completa.- Modalidad: Presencial o híbrida según política de la empresa.- Disponibilidad para dar soporte a clientes y distribuidores en horario laboral.- Uso habitual de herramientas informáticas y plataformas de gestión empresarial.Perfil ideal para Reasense IberiaUna persona altamente organizada, orientada al servicio y capaz de convertirse en el punto central de coordinación entre clientes, distribuidores, logística y dirección, contribuyendo a que la experiencia del cliente sea excelente y a que el equipo comercial pueda concentrarse en generar negocio.Beneficios:- Jornada intensiva en verano- Opción a contrato indefinidoExperiencia:- Puesto similar: 2 años (Deseable)Idioma:- Inglés (Deseable)Ubicación del trabajo: Empleo presencial

📌 Back Office Assistant (Alicante (Alacant))
🏢 Rehasense Iberia
📍 Alicante (Alacant)