POR FAVOR LEE LA DESCRIPCIÓN COMPLETA Y SIGUE LAS INSTRUCCIONES PARA ENVIAR TU CANDIDATURA.

Reporta a: Dirección de Administración y RR. HH.

Descripción del puesto:

Buscamos un Coordinador de Administración para apoyar la gestión y coordinación de la operación administrativa, financiera y de infraestructura de la Fundación, así como el seguimiento de controles relacionados con la adecuada administración de sus recursos y riesgos.

La posición tendrá un papel transversal, dando seguimiento a proveedores, pagos, contratos, convenios, servicios generales, mantenimiento, seguridad y distintos proyectos internos. Buscamos una persona con alta capacidad de organización, criterio, autonomía y orientación a resultados, capaz de anticipar problemas, dar seguimiento hasta su resolución y preparar información clara para la toma de decisiones.

Responsabilidades principales:

- Gestionar y dar seguimiento a la operación administrativa diaria.
- Revisar, validar y tramitar facturas, así como llevar el control de pagos y compromisos pendientes.
- Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria y financiera de la Fundación, preparando controles, proyecciones, análisis de desviaciones y escenarios que permitan anticipar necesidades y apoyar la asignación eficiente de recursos.
- Preparar información, análisis y seguimiento de asuntos administrativos y financieros para apoyar la toma de decisiones de la Dirección.
- Coordinar proyectos administrativos y operativos transversales, dando seguimiento a responsables, plazos, documentación y acuerdos hasta su correcta implementación.
- Coordinar la relación administrativa con proveedores, solicitar cotizaciones, elaborar comparativos y dar seguimiento a la contratación y prestación de servicios.
- Mantener el control de contratos, convenios, documentación, renovaciones, vencimientos y compromisos administrativos, incluyendo el seguimiento de las obligaciones y plazos derivados de éstos.
- Dar seguimiento a asuntos con asesorías externas fiscales, contables y legales, recopilando información y asegurando el cumplimiento de pendientes y plazos.
- Documentar, ordenar y estandarizar procesos administrativos, asegurando que los controles, procedimientos y mejoras implementadas queden correctamente definidos y documentados.
- Dar seguimiento a controles internos, políticas, procedimientos y obligaciones de compliance que correspondan al área, manteniendo organizada y actualizada la documentación de soporte.




- Coordinar servicios generales, mantenimiento, seguridad, control de accesos e infraestructura.
- Dar seguimiento a trabajos de mantenimiento, remodelaciones, instalaciones y proveedores técnicos.
- Atender y resolver incidencias operativas, identificando oportunamente riesgos, bloqueos o desviaciones y dando seguimiento a las medidas acordadas para su mitigación o resolución.
- Utilizar herramientas de inteligencia artificial para mejorar la productividad y calidad del trabajo, incluyendo investigación, análisis de información, elaboración y revisión de documentos, síntesis, estructuración de datos y optimización de procesos, siempre con criterio profesional, confidencialidad y validación de resultados.
- Identificar, diseñar e implementar mejoras en procesos, controles y herramientas del área, incluyendo su automatización y digitalización mediante herramientas digitales e inteligencia artificial cuando resulte conveniente.

Perfil deseado:

- Grado universitario en Administración, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial, Derecho o carrera afín.
- Entre 3 y 5 años de experiencia en posiciones administrativas, de operaciones, coordinación de proyectos o funciones similares.
- Experiencia trabajando con proveedores, facturación, pagos, contratos y seguimiento administrativo.
- Excelente capacidad de organización y seguimiento, con habilidad para manejar simultáneamente distintos asuntos y prioridades.
- Capacidad para trabajar con autonomía, resolver problemas y escalar oportunamente los asuntos que requieran decisión.
- Alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y atención al detalle.
- Muy buenas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para trabajar transversalmente con distintas áreas, proveedores y asesores externos.

Competencias técnicas:

- Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, filtros, cruces de información, tablas dinámicas y elaboración de controles y reportes. Se valorará experiencia con Power Query u otras herramientas de análisis de datos.




- Experiencia práctica utilizando herramientas de inteligencia artificial generativa —como ChatGPT, Microsoft Copilot o equivalentes— aplicadas al trabajo competente. Capacidad para formular prompts efectivos, analizar críticamente los resultados obtenidos con IA y utilizarlos para producir entregables de mayor calidad y eficiencia.
- Buen manejo de Microsoft 365, especialmente Word, Outlook, PowerPoint y Teams. Se valorará conocimiento de SharePoint y Power BI.
- Se valorará experiencia con ERP, plataformas de gestión administrativa, herramientas de gestión de proyectos o sistemas de gestión financiera y documental.

Competencias personales:

- Ordenada y sistemática, pero con capacidad para desenvolverse en situaciones que requieren rapidez y flexibilidad.
- Ejecutiva y resolutiva: que no se limite a identificar un pendiente, sino que lo lleve hasta su conclusión.
- Con iniciativa y capacidad para detectar oportunidades de mejora.
- Capaz de distinguir entre lo urgente y lo importante y priorizar adecuadamente.
- Cómoda trabajando con información financiera, administrativa y contractual.
- Con capacidad de análisis y criterio para identificar riesgos, desviaciones o asuntos que requieran atención.
- Capacidad para adoptar nuevas herramientas digitales y de inteligencia artificial, orientadas a mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.

INSTRUCCIONES PARA ENVIAR TU CANDIDATURA:

Responde a estas preguntas y envía tu CV por correo electrónico a [email protected]

1. ¿Cuentas actualmente con autorización o derecho para trabajar legalmente en España a jornada completa (40 horas semanales)?
2. ¿Cuántos años de experiencia profesional tienes en puestos de administración, operaciones o coordinación de proyectos?
3. ¿Estás familiarizado/a con las prácticas administrativas y empresariales habituales en México?
4. Cuéntanos brevemente un ejemplo de un asunto administrativo u operativo que hayas gestionado de principio a fin y que requiriera la coordinación con varias personas, proveedores o asesores externos.
5. Indica un ejemplo concreto de cómo has utilizado inteligencia artificial en tu trabajo para mejorar un proceso, analizar información o generar un entregable.

Importante: Las candidaturas enviadas únicamente a través de LinkedIn no serán consideradas. Para participar en el proceso es indispensable enviar el CV y las respuestas a las cuatro preguntas al correo indicado.

📌 Coordinador de administración (Madrid)
🏢 Fundación Casa de México en España
📍 Madrid