DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO (DPT)1. Identificación del Puesto Denominación: Back Office AssistantDepartamento: Administración / Operaciones ComercialesEmpresa: Reasense IberiaUbicación: EspañaReporta a: Dirección General o Responsable de OperacionesPuestos relacionados: Comercial, Atención al Cliente, Logística, Finanzas, Proveedores y Distribuidores2. Misión del Puesto Garantizar la eficiencia y calidad de los procesos administrativos, comerciales y operativos de Reasense Iberia, proporcionando soporte al equipo comercial y asegurando la correcta gestión de pedidos, documentación, clientes y proveedores para contribuir al crecimiento y rentabilidad de la compañía.3. Funciones y ResponsabilidadesSoporte ComercialDar soporte administrativo al equipo comercial.Gestionar altas y actualizaciones de clientes en el CRM.Elaborar ofertas comerciales y presupuestos.Realizar seguimiento administrativo de oportunidades comerciales.Preparar documentación para concursos, licitaciones o acuerdos comerciales.Coordinar la comunicación entre clientes y equipo comercial.Gestión de PedidosRegistrar y procesar pedidos de clientes.Coordinar la preparación y expedición de pedidos con logística.Realizar seguimiento de entregas.Gestionar incidencias relativas a pedidos y transportes.Mantener actualizada la información de pedidos en los sistemas de gestión.Atención al ClienteAtender consultas administrativas de clientes y distribuidores.Gestionar incidencias y reclamaciones derivadas de la actividad comercial.Canalizar solicitudes técnicas hacia las áreas correspondientes.Asegurar una respuesta ágil y profesional a clientes.Administración y DocumentaciónMantener actualizados los archivos físicos y digitales.Gestionar contratos, albaranes,
facturas y documentación comercial.Preparar informes periódicos de actividad comercial y operativa.Apoyar los procesos de facturación y control documental.Compras y Relación con ProveedoresGestionar pedidos de compra a proveedores.Realizar seguimiento de plazos de suministro.Actualizar tarifas, catálogos y fichas de producto.Coordinar incidencias administrativas con fabricantes y proveedores.Apoyo a DirecciónElaborar reportes e indicadores de actividad.Coordinar agendas, reuniones y documentación de gestión.Participar en proyectos de mejora de procesos internos.Proponer acciones para aumentar la eficiencia administrativa y operativa.4. Tareas Principales DiariasGestión de correos electrónicos.Atención telefónica a clientes y distribuidores.Introducción y seguimiento de pedidos.Actualización de CRM y ERP.Resolución de incidencias administrativas.SemanalesSeguimiento de pedidos pendientes.Elaboración de informes de ventas y operaciones.Revisión de documentación comercial.Coordinación con logística y proveedores.MensualesApoyo a facturación.Actualización de bases de datos.Elaboración de informes de gestión.Seguimiento de KPI del área.5. Autoridad y Toma de DecisionesPuede decidir sobre:Priorización de tareas administrativas.Seguimiento y resolución de incidencias operativas habituales.Coordinación interna entre departamentos para garantizar el servicio al cliente.Debe escalar a su responsable:Descuentos comerciales extraordinarios.Conflictos relevantes con clientes o proveedores.Incidencias que afecten significativamente a ventas o rentabilidad.6. Requisitos del PuestoFormación:Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Comercio Internacional,
Gestión Comercial o similar.Valorable formación universitaria en ADE o áreas afines.Experiencia:Mínimo 2 años en posiciones de administración comercial, back office o customer service.Valorable experiencia en sector sanitario, movilidad asistida o distribución B2B.Conocimientos:Microsoft 365 (especialmente Excel, Outlook y Teams).CRM y ERP.Gestión documental y administrativa.Inglés competente escrito (valorable).7. Competencias TécnicasOrganización administrativa.Gestión documental.Atención al cliente.Seguimiento de pedidos.Elaboración de informes.PersonalesOrientación al cliente.Capacidad de organización y planificación.Atención al detalle.Proactividad.Capacidad de resolución de problemas.Trabajo en equipo.Comunicación efectiva.8. Indicadores de Desempeño (KPI)Porcentaje de pedidos gestionados sin incidencias.Tiempo medio de respuesta a clientes.Nivel de satisfacción de clientes y distribuidores.Número de incidencias resueltas dentro del plazo establecido.Exactitud de la documentación administrativa.Cumplimiento de plazos de gestión de pedidos.Calidad y puntualidad de los reportes.9. Condiciones del PuestoJornada: Completa.Modalidad: Presencial o híbrida según política de la empresa.Disponibilidad para dar soporte a clientes y distribuidores en horario laboral.Uso habitual de herramientas informáticas y plataformas de gestión empresarial.Perfil ideal para Reasense IberiaUna persona altamente organizada, orientada al servicio y capaz de convertirse en el punto central de coordinación entre clientes, distribuidores, logística y dirección, contribuyendo a que la experiencia del cliente sea excelente y a que el equipo comercial pueda concentrarse en generar negocio.Beneficios:Jornada intensiva en veranoOpción a contrato indefinidoExperiencia:Puesto similar: 2 años (Deseable)Idioma:Inglés (Deseable)Ubicación del trabajo:Empleo presencial
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