Executive Assistant

FyG - Formalización y Gestión es una empresa líder en España dedicada a la prestación de servicios de gestión hipotecaria para Fondos de Inversión, Servicers y Brokers Inmobiliarios. Descripción El departamento de Office Management es el encargado de dar soporte administrativo a la compañía a través de la gestión de los distintos centros de trabajo y el apoyo a los trabajadores en determinadas tareas.

Las principales funciones de esta área son: gestión de teléfono centralita, gestión del material y suministros e impresoras, la recepción de las distintas oficinas, y dar soporte a la organización de reserva de salas de reuniones.

Perfil El puesto de Executive Assistant es el encargado de dar soporte y asistencia al equipo directivo de FyG y MLA.

Responsabilidades

- Administrar de manera efectiva la(s) bandeja(s) de entrada de correo electrónico de ejecutivo(s) y de uno mismo
- Gestionar la logística de viajes (vuelos, traslados, visas, pasaportes)
- Liderar proyectos relacionados con el rol
- Informes de gastos, conciliación de extractos de tarjetas de crédito
- Cuidar todos los detalles relacionados con las personas a las que da asistencia, para que puedan enfocarse en los negocios (también en asuntos personales)
- Tomar mensajes y redirigir llamadas a compañeros apropiados
- Presentación de entrada de datos (Outlook, CRM)
- Creación de hojas de cálculo




- Creación / actualización de presentaciones
- Producción de documentos de texto
- Ayudar a copiar, recopilar y distribuir documentos de oficina
- Reserva de salas de reuniones
- Organización de reuniones
- Preparación de documentos para reuniones y viajes de negocios
- Configuración de llamadas de conferencia / reuniones virtuales
- Conocimiento de los principios y prácticas de la gestión básica de la oficina

Requisitos:
- Experiencia comprobada (al menos 5 años) apoyando a nivel de Junta / C-Suite
- Fluidez en inglés (nivel C1), el idioma portugués es una ventaja
- Atención al detalle y un alto grado de precisión, trabajo independiente
- Habilidades informáticas competentes, incluido Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
- Flexibilidad para trabajar fuera del horario comercial habitual, si es necesario
- Capacidad para trabajar bien bajo presión y adaptarse a prioridades cambiantes
- Debe ser capaz de interactuar, comunicarse y construir relaciones con todos los niveles de la organización
- Capaz de entender todas las funciones administrativas
- Proactividad

¿Qué ofrecemos?
- Contrato indefinido.
- Horario de trabajo: De lunes a jueves de 9 a 17h. Viernes de 8 a 15.
- Un puesto de alta visibilidad, trabajando de forma cercana con el equipo directivo.
- Oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional.
- Plan de retribución adaptable.

📌 Executive Assistant (Madrid)
🏢 Hipoges
📍 Madrid