Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.

Funciones principales

- Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área.
- Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.
- Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina (teléfono, fotocopiadora, etc.).
- Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
- Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales/mensuales según se establezca.
- Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
- Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo y revisión.
- Respuesta inmediata al cliente con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
- Organización y reservas de viajes.
- Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.
- Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoría y futuras actualizaciones.
- Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.
- Comunicaciones generales al equipo.
- Comercialización y seguimiento de la cesión de espacios en zonas comunes del centro comercial.
- Control y responsabilidad de la petty cash.




- Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.
- Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
- Manter las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
- Catering de la oficina y coordinación de eventos.
- Supervisión de la impresión de los monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.
- Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad del espacio solidario en el mall.
- Apoyo en tareas administrativas de marketing.

Horario

Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente en cuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.

Requisitos mínimos

- Capacidad de gestión y organización.
- Proactividad.
- Compromiso con los proyectos en los que se involucre.
- Involucración con la compañía.
- Puntualidad.
- Dar un servicio cortés y cualificado siempre.
- Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial y con los proveedores de servicios.
- Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE.

Estudios mínimos y EEO

CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida.

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📌 Assistant Retail (Rivas-Vaciamadrid)
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