Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.

Funciones principales

Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área.

Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.

Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina (teléfono, fotocopiadora, etc.).

Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.

Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales/mensuales según se establezca.

Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.

Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo y revisión.

Respuesta inmediata al cliente con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.

Organización y reservas de viajes.

Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.

Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoría y futuras actualizaciones.

Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.

Comunicaciones generales al equipo.

Comercialización y seguimiento de la cesión de espacios en zonas comunes del centro comercial.

Control y responsabilidad de la petty cash.





Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.

Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.

Manter las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.

Catering de la oficina y coordinación de eventos.

Supervisión de la impresión de los monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.

Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad del espacio solidario en el mall.

Apoyo en tareas administrativas de marketing.

Horario Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente en cuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.

Requisitos mínimos

Capacidad de gestión y organización.

Proactividad.

Compromiso con los proyectos en los que se involucre.

Involucración con la compañía.

Puntualidad.

Dar un servicio cortés y competente siempre.

Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial y con los proveedores de servicios.

Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE.

Estudios mínimos y EEO CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida.

📌 Assistant Retail (Madrid)
🏢 CBRE España
📍 Madrid