Secretario/a de Rectorado Para nuestra Universidad VIU, perteneciente a la división de Planeta Formación y Universidades. La misión será asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros del Rectorado.

Responsabilidades

Filtraje de llamadas y correspondencia.

Recepción de visitas de Rectorado.

Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).

Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.

Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, …

Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.

Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.

Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura, …).

Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.

Mantenimiento de despacho y petición de materiales.

Preparación de Informes y presentaciones.

Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.

Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.





Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados, …), revisión facturas, comunicaciones académicas.

Relaciones

Internas: Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.

Externas: Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.

Requisitos

Formación requerida: Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.

Experiencia profesional: Experiencia cualificado superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.

Otras habilidades y conocimientos: Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, persona discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.

En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley.

📌 Secretario/a de Rectorado (Madrid)
🏢 Grupo Planeta
📍 Madrid