Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.
Funciones principales
- Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área.
- Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.
- Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina (teléfono, fotocopiadora, etc.).
- Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
- Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales/mensuales según se establezca.
- Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
- Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo y revisión.
- Respuesta inmediata al cliente con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
- Organización y reservas de viajes.
- Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta,



así como distribuirla entre los sujetos implicados.
- Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoría y futuras actualizaciones.
- Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.
- Comunicaciones generales al equipo.
- Comercialización y seguimiento de la cesión de espacios en zonas comunes del centro comercial.
- Control y responsabilidad de la petty cash.
- Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.
- Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
- Manter las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
- Catering de la oficina y coordinación de eventos.
- Supervisión de la impresión de lo

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